En bref
Le Secrétaire range vos documents administratifs. Vos documents sont chiffrés avec une clé créée sur votre téléphone, que nous ne possédons pas : ni Voidstorm, ni notre hébergeur ne peuvent les lire une fois stockés.
Si vous activez l’analyse par intelligence artificielle, le contenu d’un document transite, le temps de l’analyse, par notre serveur en France puis par Mistral AI, un prestataire français qui ne le conserve pas et ne l’utilise pas pour entraîner ses modèles. Cette analyse ne se fait qu’avec votre accord explicite, que vous pouvez retirer à tout moment dans les réglages. Sans cet accord, l’application reste utilisable.
Vos documents et vos données de compte sont hébergés en France. Vous pouvez supprimer votre compte depuis l’application : vos données sont alors effacées sous 14 jours. Pour toute question : contact@lesecretaire.app.
Qui est responsable du traitement
Le responsable du traitement est Voidstorm SAS, société au capital de 10 €, immatriculée au RCS de Nantes sous le numéro 932 777 154, dont le siège est au 6 rue Léon Bérard, 44200 Nantes, France.
Voidstorm n’a pas désigné de délégué à la protection des données. Pour toute question sur vos données ou pour exercer vos droits, écrivez à contact@lesecretaire.app.
Quelles données nous traitons et pourquoi
Nous ne collectons que ce qui est nécessaire au fonctionnement du service. Il n’y a ni publicité, ni revente de données, ni profilage.
| Situation | Données concernées | Pourquoi |
|---|---|---|
| Création du compte | Adresse email (ou adresse relais fournie par Apple si vous masquez votre email), identifiant technique Apple ou Google, date de création, langue | Créer votre compte et vous reconnaître. La connexion par email se fait par un lien envoyé à votre adresse : il n’y a pas de mot de passe. |
| Vos appareils | Identifiant d’appareil, clé publique de l’appareil, date d’enrôlement | Faire en sorte que seuls vos appareils puissent ouvrir votre coffre |
| Vos documents (version gratuite) | Les PDF et leur index restent sur votre téléphone | Rien n’est envoyé à nos serveurs, sauf si vous activez l’analyse par IA (voir plus bas) |
| Vos documents (version Pro, sauvegarde) | Fichiers chiffrés de bout en bout, taille, date | Sauvegarder et synchroniser vos documents entre vos appareils. Nous stockons des fichiers chiffrés que nous ne pouvons pas lire. |
| Analyse par IA (OCR et classement) | Contenu du document pendant le traitement ; résultat de l’analyse (type de document, date, montant, émetteur…) renvoyé chiffré | Lire le texte du document et remplir sa fiche automatiquement. Uniquement avec votre consentement. |
| Recherche en langage naturel | Votre question et une partie de votre index (noms, types, dates, résultats d’analyse), jamais le contenu des documents | Comprendre une recherche comme « toutes les factures de 2022 ». Uniquement avec votre consentement. |
| Abonnement et achats | Identifiant d’abonnement, formule choisie, état de l’abonnement, identifiants de transaction fournis par Apple ou Google, pages utilisées dans le mois | Gérer votre formule et les quotas. Nous ne voyons jamais vos données bancaires : le paiement est géré par Apple ou Google. |
| Emails de service | Adresse email, type d’email envoyé (lien de connexion, confirmation, alerte de sécurité) | Vous envoyer les emails nécessaires au fonctionnement du compte |
| Sécurité et journaux techniques | Adresse IP, type d’appareil et version de l’application, horodatage des requêtes | Protéger le service contre les abus et les pannes, et respecter nos obligations légales |
| Rapports d’erreurs du serveur | Type d’erreur, endroit de notre code où elle s’est produite, route concernée, identifiants techniques (compte, document, tâche). Jamais le contenu de vos documents, vos recherches, votre adresse email ni votre adresse IP. | Détecter et corriger les dysfonctionnements du service |
| Statistiques d’utilisation de l’application | Actions effectuées dans l’app (par exemple « document importé », « recherche lancée »), version de l’app et du système, langue de l’appareil, pays et région déduits de l’adresse IP. Aucun identifiant de compte, d’appareil ou publicitaire, et jamais le contenu ni le nom de vos documents. | Savoir quelles fonctions sont utilisées pour améliorer l’app. Désactivable à tout moment dans les réglages. |
| Support et demandes liées à vos droits | Adresse email, contenu de votre message | Vous répondre et garder une trace de la demande |
| Site web lesecretaire.app | Adresse email si vous vous inscrivez à la bêta ; statistiques de visite sans cookie | Vous prévenir de l’ouverture du service ; mesurer la fréquentation du site |
Vos documents peuvent contenir des données sensibles (document d’identité, document de santé, bulletin de paie…). Nous ne les lisons pas : elles restent chiffrées dans votre coffre. Seule l’analyse par IA, si vous l’activez, fait transiter ce contenu, dans les conditions décrites ci-dessous.
Le chiffrement : ce que nous ne pouvons pas voir
Quand vous créez votre compte, l’application génère sur votre appareil une clé maîtresse qui vous est propre. Nous n’en avons pas de copie. Chaque document est chiffré avec sa propre clé, elle-même verrouillée par votre clé maîtresse. Nos serveurs ne stockent que des fichiers chiffrés et des clés verrouillées, qu’ils ne peuvent pas ouvrir.
Votre phrase de récupération (24 mots) est le seul moyen de retrouver votre clé maîtresse. Nous ne la connaissons pas et ne pouvons pas la réinitialiser. Si vous la perdez et que vous n’avez plus aucun appareil connecté, vos documents sauvegardés deviennent définitivement illisibles, pour vous comme pour nous.
Pour ajouter un nouvel appareil, vous scannez un code depuis un appareil déjà connecté ou vous saisissez votre phrase de récupération. Les résultats de l’analyse par IA sont eux aussi chiffrés avec votre clé avant d’être stockés.
La seule exception à ce principe est l’analyse par IA, décrite dans la section suivante.
L’analyse par intelligence artificielle et votre consentement
L’application fonctionne sans IA : vous pouvez scanner, importer, ranger et consulter vos documents sans que rien ne quitte votre appareil.
Quand vous terminez votre premier import ou scan, l’application vous demande si vous acceptez l’analyse par IA. Votre réponse, sa date et la version de ce texte sont enregistrées sur nos serveurs. Vous pouvez accepter ou retirer ce consentement à tout moment dans les réglages. Si vous refusez, les fonctions d’analyse et de recherche en langage naturel sont simplement désactivées.
Si vous acceptez, voici exactement ce qui se passe :
- Le document est déchiffré sur votre appareil et envoyé, par une connexion chiffrée, à notre serveur hébergé en France chez OVH.
- Notre serveur transmet le contenu à Mistral AI, société française, pour la reconnaissance de texte (OCR) et l’analyse. Mistral AI traite le contenu en mémoire, sans le conserver (option « zéro conservation » activée sur notre compte) et sans l’utiliser pour entraîner ses modèles.
- Notre serveur ne garde le contenu en clair que le temps du traitement. Une fois le résultat produit, le contenu est effacé. Le résultat (type de document, date, montant, émetteur…) est renvoyé chiffré avec votre clé.
- Pour la recherche, seule votre question et une partie de votre index (noms, types, dates, résultats d’analyse) sont envoyées à Mistral AI. Le contenu des documents n’est jamais envoyé pour une recherche.
Vos documents peuvent contenir des données dites sensibles au sens du RGPD (santé, origine, opinions…) ou des numéros d’identité. En acceptant l’analyse, vous consentez explicitement à ce que ces données soient traitées dans les conditions ci-dessus (article 9.2.a du RGPD).
L’IA ne prend aucune décision vous concernant. Elle propose un classement et des informations que vous pouvez corriger. Elle peut se tromper : vérifiez les informations importantes.
Bases légales
Le RGPD exige une raison juridique pour chaque usage de vos données. Voici les nôtres.
| Traitement | Base légale |
|---|---|
| Compte, appareils, coffre chiffré, abonnement, emails de service | Exécution du contrat qui nous lie (nos conditions d’utilisation) |
| Analyse par IA et recherche en langage naturel | Votre consentement explicite, que vous pouvez retirer à tout moment |
| Journaux techniques, protection contre les abus | Notre intérêt légitime à sécuriser le service, et nos obligations légales de conservation des données de connexion |
| Rapports d’erreurs du serveur | Notre intérêt légitime à détecter et corriger les dysfonctionnements du service |
| Réponse à vos demandes d’exercice de droits | Obligation légale |
| Conservation des justificatifs de vente | Obligation légale (comptabilité) |
| Inscription à la bêta sur le site | Votre consentement |
| Mesure d’audience du site (sans cookie) | Notre intérêt légitime à connaître la fréquentation du site |
| Statistiques d’utilisation de l’application | Notre intérêt légitime à améliorer l’application ; vous pouvez vous y opposer à tout moment en les désactivant dans les réglages |
Destinataires et sous-traitants
Seul Voidstorm accède à vos données de compte. Nous faisons appel aux prestataires suivants, chacun lié par un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD.
| Prestataire | Rôle | Ce qu’il traite | Lieu |
|---|---|---|---|
| OVH SAS (Roubaix, France) | Hébergement des serveurs, de la base de données et des sauvegardes ; messagerie contact@lesecretaire.app | Données de compte, fichiers chiffrés, journaux techniques, messages envoyés au support | France |
| Mistral AI (Paris, France) | Reconnaissance de texte, analyse et recherche | Contenu des documents pendant l’analyse, requêtes de recherche et index partiel. Zéro conservation, pas d’entraînement. | Union européenne |
| Scaleway SAS (Paris, France) | Envoi des emails de service | Adresse email, contenu des emails envoyés | France / Union européenne |
| RevenueCat, Inc. (États-Unis) | Suivi des abonnements | Identifiant d’abonnement, formule, état, identifiants de transaction | États-Unis |
| Aptabase (Technov Solutions SRL, Bucarest, Roumanie) | Statistiques d’utilisation de l’application | Événements d’utilisation, version de l’app et du système, langue, pays et région. L’adresse IP sert seulement à déduire le pays et n’est pas conservée. | Union européenne (Allemagne) |
| Sentry (Functional Software, Inc., San Francisco, États-Unis) | Rapports d’erreurs de notre serveur | Type d’erreur, endroit de notre code, route concernée et identifiants techniques (compte, document). Jamais le contenu de vos documents, vos recherches, votre adresse email ni votre adresse IP. | Union européenne (Allemagne) |
Apple et Google ne sont pas nos sous-traitants : ils gèrent le téléchargement de l’application, le paiement et, si vous les utilisez, la connexion avec votre compte Apple ou Google. Ils agissent pour leur propre compte, selon leurs propres politiques de confidentialité.
Transferts hors de l’Union européenne
Vos documents, vos données de compte, les traitements d’IA et les statistiques d’utilisation restent dans l’Union européenne, et pour l’essentiel en France.
Un seul prestataire est situé hors de l’Union européenne : RevenueCat, aux États-Unis, pour le suivi des abonnements. Il ne reçoit qu’un identifiant technique, votre formule, l’état de votre abonnement et les identifiants de transaction des stores, jamais vos documents ni votre adresse email. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées au contrat de RevenueCat.
Sentry conserve les rapports d’erreurs de notre serveur dans l’Union européenne (Allemagne). Sentry étant une société américaine, son personnel ou ses sous-traitants hors de l’Union européenne peuvent y accéder, par exemple pour le support technique. Cet accès éventuel est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, intégrées au contrat de Sentry.
Apple et Google peuvent traiter vos données en dehors de l’Union européenne selon leurs propres règles, pour les services qu’ils vous fournissent directement (compte, paiement).
Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Compte, appareils, coffre chiffré, résultats d’analyse, consentement IA | Tant que votre compte existe, puis effacement sous 14 jours après la suppression du compte |
| Contenu d’un document pendant l’analyse par IA | Le temps du traitement, puis effacement immédiat. Aucune conservation chez Mistral AI. |
| Sauvegardes de la base de données | 30 jours maximum (sauvegardes chiffrées chez OVH), après quoi les données supprimées disparaissent aussi des sauvegardes |
| Données d’abonnement | Tant que votre compte existe ; les justificatifs de vente nécessaires à la comptabilité sont conservés 10 ans sous forme agrégée |
| Journaux techniques (adresse IP, requêtes) | 12 mois, durée légale de conservation des données de connexion en France |
| Rapports d’erreurs du serveur (Sentry) | 30 jours, puis supprimés par Sentry |
| Emails de service | Historique d’envoi conservé par Scaleway selon ses propres délais, puis supprimé |
| Demandes de support et d’exercice de droits | 1 an après la réponse (6 ans pour les oppositions), conformément aux recommandations de la CNIL |
| Inscription à la bêta | Jusqu’à la fin de la bêta, et au plus 12 mois après l’inscription |
| Statistiques de visite du site | Données agrégées, sans identifiant, conservées 25 mois maximum |
| Statistiques d’utilisation de l’application | L’adresse IP n’est jamais conservée. Le code qui regroupe les événements d’une même journée est effacé sous 48 heures ; ensuite, les statistiques ne peuvent plus être reliées à personne et sont conservées au plus 5 ans chez Aptabase. |
Si votre abonnement expire, vos documents restent accessibles en lecture tant que votre compte existe. Seule la suppression du compte déclenche l’effacement.
Vos droits et comment les exercer
Vous disposez des droits suivants sur vos données :
- Accès : savoir quelles données nous avons sur vous et en obtenir une copie.
- Rectification : corriger une donnée inexacte.
- Effacement : supprimer votre compte et vos données. C’est possible directement dans l’application, dans les réglages. L’effacement est effectif sous 14 jours.
- Portabilité : récupérer vos documents et votre index dans un format lisible. L’export se fait depuis l’application, car nous ne pouvons pas lire vos documents chiffrés.
- Limitation : demander le gel temporaire d’un traitement.
- Opposition : vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime. Pour les statistiques d’utilisation, il suffit de les désactiver dans les réglages de l’application.
- Retrait du consentement : désactiver l’analyse par IA à tout moment dans les réglages, sans effet sur le reste du service.
- Directives post-mortem : nous indiquer ce que vous souhaitez qu’il advienne de vos données après votre décès (loi Informatique et Libertés).
Pour exercer un droit qui n’est pas disponible dans l’application, écrivez à contact@lesecretaire.app depuis l’adresse email de votre compte, afin que nous puissions vous identifier. Nous répondons dans un délai d’un mois, prolongeable de deux mois pour les demandes complexes.
Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (voir la dernière section).
Sécurité
La sécurité est au cœur de la conception du Secrétaire. Les principales mesures :
- Chiffrement de bout en bout des documents et des résultats d’analyse, avec une clé maîtresse que nous ne possédons pas.
- Chaque document a sa propre clé de chiffrement, verrouillée par votre clé maîtresse.
- Connexion sans mot de passe : lien à usage unique envoyé par email, ou connexion Apple / Google.
- Toutes les communications sont chiffrées (TLS).
- Hébergement en France, chez OVH, sur des serveurs dédiés à l’application. Base de données séparée du serveur applicatif.
- Sauvegardes chiffrées, conservées 30 jours.
- Secrets techniques (clés d’accès aux prestataires) chiffrés et jamais stockés en clair dans le code.
- Interface d’administration accessible uniquement depuis un réseau restreint, avec un compte dédié. Même l’administrateur ne peut pas lire vos documents.
- Suppression d’un compte par l’administrateur soumise au même délai et au même processus que la suppression par l’utilisateur.
- Détection des doublons et contrôle des quotas sans accès au contenu des documents.
En cas de violation de données susceptible de présenter un risque pour vous, nous vous en informons et nous notifions la CNIL dans les 72 heures, comme la loi l’exige.
Mineurs
Le Secrétaire s’adresse aux personnes de 15 ans et plus. En dessous de 15 ans, la création d’un compte nécessite l’accord d’un parent ou d’un tuteur, qui peut nous écrire à contact@lesecretaire.app. Si nous apprenons qu’un compte a été créé par un enfant de moins de 15 ans sans cet accord, nous le supprimons.
Statistiques d’utilisation dans l’application
Pour savoir quelles fonctions servent et lesquelles améliorer, l’application envoie des statistiques d’utilisation à Aptabase, un outil de mesure conçu pour respecter la vie privée, hébergé dans l’Union européenne (Allemagne). Ces statistiques sont activées par défaut et vous pouvez les désactiver à tout moment dans les réglages : plus rien n’est alors envoyé.
Ce qui est envoyé : le nom de l’action (par exemple « document importé » ou « recherche lancée »), la date et l’heure, la version de l’application et du système, et la langue de l’appareil. Aptabase utilise votre adresse IP au moment de la réception pour en déduire le pays et la région, puis l’oublie. Aucun identifiant de compte, d’appareil ou publicitaire n’est utilisé, et rien ne permet de vous suivre d’un jour à l’autre ou d’une application à l’autre. Nous n’envoyons jamais le contenu, le nom ou le type de vos documents, ni vos recherches, ni votre adresse email.
L’application n’utilise pas d’outil de suivi des plantages. Seules les erreurs de notre serveur sont signalées, à Sentry (voir « Destinataires et sous-traitants »).
Site web, cookies et mesure d’audience
Le site lesecretaire.app n’utilise aucun cookie publicitaire ni traceur tiers. La mesure d’audience est faite avec Umami, hébergé sur nos propres serveurs en France, configuré sans cookie et sans identifiant persistant : nous voyons combien de personnes visitent chaque page, depuis quel pays et quel type de navigateur, sans pouvoir identifier une personne. Cette configuration ne nécessite pas votre consentement selon les règles de la CNIL.
Si vous laissez votre adresse email pour participer à la bêta, nous l’utilisons uniquement pour vous prévenir de l’ouverture du service et vous donner accès à la version de test. Vous pouvez demander sa suppression à tout moment.
Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique, par exemple si nous ajoutons un prestataire ou une fonctionnalité. La date en haut du document indique la version en vigueur. En cas de changement important (nouveau destinataire, nouvelle finalité), nous vous prévenons dans l’application ou par email avant son entrée en vigueur. Si un changement concerne l’analyse par IA, un nouveau consentement vous sera demandé.
Contact et réclamation auprès de la CNIL
Pour toute question sur vos données : contact@lesecretaire.app
Vous pouvez aussi déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07, ou sur www.cnil.fr.